В 2015 году к нам обратилась аутсорсинговая компания, оказывающая услуги по организации питания работников крупного металлургического предприятия (по условиям договора мы не можем указать название), с целью наладить учёт на своем предприятии. В рамках проекта внедрения было проведено экспресс-обследование текущих процессов корпоративного питания. По его итогам было принято решение осуществлять автоматизацию при помощи программного продукта «РеБиКа. Складской учёт для корпоративного или индустриального питания. Бэк-офис».
На металлургическом комбинате действует 16 столовых и 10 небольших буфетов, 4 столовые работают круглосуточно, а проходимость одной столовой колеблется от 100 до 500 человек в будний день и ~150 человек в выходные дни.
На момент обращения рабочий день заведующего производством выглядел так: ближе к концу времени работы столовой (или после окончания пикового времени, если столовая круглосуточная) заведующий составлял на бумаге план-меню на следующий день, затем диктовал его по телефону ответственному сотруднику (в печатном виде в столовую планы-меню передавались утром следующего дня), заполнял вручную перемещения и заборные листы, делал заявку на молоко, хлеб и кондитерские изделия. Кроме этого, раз в неделю производился заказ товаров, для этого было необходимо произвести подсчёт остатков на складе столовой, составить список товаров к заказу и затем по телефону этот заказ передавался товароведу (при этом время составления и передачи заявки прямо получалось пропорционально размеру столовой). Этот «бизнес-процесс» не учитывал других текущих дел заведующего по столовой: в большинстве точек заведующий столовой совмещает свою должность с должностью кассира, сотрудника линии раздачи блюд или даже повара.
Автоматизация была осуществлена в мае 2017 года.
В рамках внедрения блока заведующего производством, были автоматизированы следующие бизнес-процессы:
производство;
складской учёт;
срочное информирование.
Несколько иллюстраций, показывающих примеры автоматизации производства, складского учёта на предприятии общепита, а также задачи и срочное информирование:
С какими трудностями мы столкнулись во время внедрения?
Самой значительной сложностью было отсутствие у заведующих столовыми опыта работы с персональным компьютером, это приводило к тому, что на протяжении первой недели работы с нашей программой план-меню создавался порядка получаса, однако спустя две недели время заполнения сократилось максимум до 15 минут, а спустя месяц работы до 5 минут. Помимо этого, достаточно большой проблемой явилось то, что заведующие привыкли к суммовому учёту товаров, а в программном продукте «РеБиКа. Складской учёт для корпоративного или индустриального питания. Бэк-офис» ведётся количественный учёт товаров, поэтому с ходу адаптироваться заведующим столовыми было крайне трудно. Первое время приходилось считать куски хлеба для того, чтобы учёт товаров действительно был корректным. Однако, спустя всего месяц заведующие оценили положительные моменты количественного учёта и стали считать ингредиенты в граммах, выявляя при этом несоответствия в имеющихся калькуляционных картах.
Помимо этого, к положительным моментам были отнесены такие отчёты, как «Комплект производства», «Состав по блюдам и ингредиентам», «Товары по регистраторам», а также блок «Срочное информирование». Отчёт «Комплект производства» и «Состав по блюдам и ингредиентам» позволил заведующим не рассчитывать количество ингредиентов, расходующихся при приготовлении всего плана-меню («Состав по блюдам и ингредиентам») либо конкретного блюда («Комплект производства»). При помощи отчёта «Товары по регистраторам» заведующие научились восстанавливать последовательность проведения документов, что способствовало актуализации остатков на складах.
Блок «Срочное информирование» значительно ускорил коммуникационные процессы на предприятии. К примеру, все появляющиеся изменения в калькуляционных или технико-технологических картах ранее доходили до заведующих на следующий день, а сейчас все вносимые изменения, а также новые создаваемые калькуляции отображаются у заведующих сразу после проведения документа, что в свою очередь позволяет им оперативно планировать и пополнять свои складские остатки. Помимо этого, при помощи блока «Срочное информирование» появилась возможность оперативно, без использования дополнительных почтовых клиентов, оповещать сотрудников предприятия о предстоящих организационных мероприятиях, таких как различные совещания, планерки.
Итоги автоматизации:
Сокращение времени на заполнение документов (с 2,5-3 часов до 45 минут в крупной столовой и до 5-15 - в маленькой).
Возможность оперативно просматривать актуальные остатки на складе.
Актуализация калькуляционных карт.
Оповещение о корректировках цен, групповая работа с ценами и документами.
Заказать автоматизацию столовой предприятия. Организовать автоматизированный учёт дотаций на питание, учёт дотаций на молоко, учёт дотаций на спецжиры, учёт бумажных талонов на питание
